7. PROTOCOLLO DEGLI EVENTI
a) Riunione conviviale
La riunione conviviale ha un protocollo fissato dalla tradizione:
- Il Presidente suona la Campana e ordina “onori alle bandiere”;
- Vengono eseguiti gli inni;
- Il Presidente saluta i partecipanti
- La riunione si svolge secondo le abitudini del Club;
- Conclusione e ringraziamenti (con eventuale scambio di guidoncini o omaggi);
- Il Presidente chiude la riunione suonando la Campana.
È bene sottolineare che il benvenuto agli ospiti viene dato dal Presidente, nella sua qualità di “padrone di casa.” Gli ospiti possono anche essere presentati dal Prefetto, che ne leggerà l’elenco, ma sarà il Presidente a salutarli e a dare loro il benvenuto. La relazione si può tenere prima o dopo la cena a seconda delle abitudini del Club, dei desiderata dell’oratore o comunque delle decisioni di chi presiede.
Durante i discorsi del Presidente e del Relatore non è cortese parlare né mangiare.
È una norma di cortesia aspettare il presidente del tavolo per cominciare a mangiare.
I ringraziamenti ed il commiato avvengono sempre al termine della riunione.
Durante la riunione è tradizione far firmare la “Ruota”, secondo le regole seguenti:
- Il primo a firmare è il Presidente e l’ultimo è il Segretario
- Le Autorità firmano subito dopo il Presidente
- Il Segretario Distrettuale firma per penultimo
- Il Governatore firma per ultimo, dopo il Segretario
- La Ruota gira in senso orario
b) Convegno
Il convegno inizia e finisce con il suono della campana, e segue un protocollo analogo a quello della riunione.
c) Presentazione di nuovi soci
L’ingresso di un nuovo Socio è importante sia per il Club che per il Socio che viene ammesso. Il tono della serata deve sottolinearne l’importanza.
La cerimonia passa attraverso le seguenti fasi:
- il Presidente annuncia l’ingresso del nuovo Socio ed invita lo sponsor a presentarlo all’Assemblea;
- il Presidente invita davanti a sé il nuovo Socio, gli appunta il distintivo e gli consegna la copia dell’Annuario, dello Statuto e del Regolamento del Club, del Manuale di Procedura e il guidone del Club;
- successivamente il nuovo Socio può prendere brevemente la parola.